Negocjacje – jak sprzedać, aby nie dołożyć z własnej kieszeni ?
14 lutego 2025
VAT-owski rollercoaster
21 lutego 2025
7 sposobów na to, żeby klient zapłacił fakturę na czas (a nie po trzecim przypomnieniu)
Prowadzenie firmy w Polsce to jak jazda rollercoasterem bez zapiętych pasów – emocje są gwarantowane. A jednym z największych wyzwań każdego przedsiębiorcy jest skłonienie klientów do terminowych płatności. Niby każdy wie, że faktura to nie sugestia, ale jakoś tak „się zapomniało”, „księgowa na urlopie” albo „ właśnie miałem zrobić przelew!”. Jak więc doprowadzić do tego, żeby klienci płacili na czas, bez konieczności wysyłania setek przypomnień i zastanawiania się, czy nie zmienić branży na coś mniej stresującego – na przykład hodowlę kaktusów? Oto siedem sprawdzonych metod!
Fakturowanie na czas – zanim klient zapomni, że coś kupił
Podstawowa zasada brzmi: jeśli chcesz, żeby klient zapłacił na czas, najpierw sam musisz wysłać fakturę na czas.
Brzmi prosto, ale zaskakująco wielu przedsiębiorców odkłada to „na później”, a potem się dziwi, że klient też nie spieszy się z płatnością. Automatyczne systemy fakturowania, takie jak Fakturownia, iFirma czy InFakt, mogą tu bardzo pomóc – wysyłają fakturę i przypomnienia same, zanim sprawa trafi na wieczne „jutro”.
Zasada trzech przypomnień: dyplomatycznie, asertywnie i… z lekkim naciskiem
Nie zawsze klient celowo odwleka płatność – czasem po prostu zapomina. Dlatego warto stosować stopniowane przypomnienia:
- Pierwsze przypomnienie (dzień po terminie): Grzeczne, z uśmiechem. Możesz napisać:
„Dzień dobry, zauważyliśmy, że termin płatności minął wczoraj – przypominamy i prosimy o uregulowanie. Gdyby był jakiś problem, prosimy o kontakt.”
- Drugie przypomnienie (tydzień po terminie): Bardziej stanowcze, ale nadal uprzejme:
„Chcielibyśmy przypomnieć o zaległej fakturze. Prosimy o dokonanie płatności do [nowy termin] lub informację, jeśli są jakieś trudności.”
- Trzecie przypomnienie (dwa tygodnie po terminie): Tu już można dodać subtelny nacisk:
„Faktura nr X pozostaje nieuregulowana. Jeśli płatność nie zostanie dokonana do [ostateczny termin], będziemy zmuszeni podjąć dalsze kroki w celu jej odzyskania.”
Opcjonalnie można dodać emotikony: 😊 przy pierwszym przypomnieniu, 😐 przy drugim i 😠 przy trzecim. Klient zrozumie aluzję.
Rabaty dla terminowych, kary dla spóźnialskich
Psychologia działa prosto: nikt nie chce płacić więcej, ale każdy lubi zniżki. Możesz zaoferować niewielki rabat (np. 2-3%) za płatność przed terminem. Z drugiej strony – w regulaminie warto przewidzieć odsetki za zwłokę. Nawet jeśli ich nie naliczasz od razu, sama ich obecność działa mobilizująco.
Numer konta na czerwono i przypomnienie w stopce e-maila
Mała sztuczka – jeśli chcesz, żeby klient na pewno zobaczył numer konta, podkreśl go w fakturze grubą czcionką lub zaznacz na czerwono. Możesz też dodać w stopce każdej wiadomości coś w stylu:
„Prosimy o terminowe regulowanie należności – to ułatwia naszą współpracę i pozwala nam szybciej realizować kolejne projekty!”
Czasem wystarczy delikatna sugestia, żeby przypomnieć klientowi, że faktury same się nie opłacą.
Telefon – czyli „czyżbyśmy się nie rozumieli?”
Jeśli e-maile zawodzą, warto chwycić za telefon. Czasem jedno krótkie pytanie:
„Dzień dobry, dzwonię w sprawie zaległej faktury. Czy wszystko jest w porządku?”
potrafi zdziałać cuda. Klientowi może być zwyczajnie głupio, że zignorował temat, i przelew pojawi się jeszcze tego samego dnia.
System „czarnej listy” – niech inni wiedzą, z kim mają do czynienia
Jeśli dany klient regularnie zalega z płatnościami, warto rozważyć zgłoszenie go do KRD lub stworzenie wewnętrznej listy firm, z którymi lepiej się nie zadawać. Działa to w obie strony – jeśli kontrahenci wiedzą, że masz podejście „zero tolerancji” dla niepłacących, szybciej uregulują swoje zobowiązania.
Ostateczna broń: „Dzień dobry, nazywam się Pan Komornik”
Jeśli klient uparcie ignoruje fakturę, nie bój się podjąć bardziej stanowczych kroków. Wezwanie do zapłaty, przekazanie sprawy do windykacji, a w ostateczności – postępowanie sądowe. Oczywiście, to ostateczność, ale warto dać sygnał, że nie jesteś firmą charytatywną.
Jeśli chcesz, żeby klienci płacili na czas, kluczowe jest połączenie uprzejmości z asertywnością. Przypomnienia, zachęty, subtelne naciski – wszystko to sprawia, że klient zaczyna traktować termin płatności jako coś więcej niż tylko „propozycję”.
A jeśli ktoś mimo wszystko dalej unika płacenia? Cóż, zawsze pozostaje opcja wysłania przypomnienia z gifem przedstawiającym wymowne spojrzenie szeryfa z westernu.
Co sądzisz o tych metodach? Może masz swoje sprawdzone sposoby na to, żeby klienci płacili na czas? Podziel się w komentarzach!
1 Comment
Lekko i przyjemnie się czyta. Co do samym metod jak najbardziej jestem za i stosuje na codzień. W zasadzie wszystkie z pewnymi modyfikacjami. Najtrudniej jeśli usługi są regularne i na małe kwoty, wtedy to już taka automatyczna windykacja wspierana realną profesjonalną firmą windykacyjną to podstawa działalności. W systemie WB@pi dokładnie taką mamy.