Forms of business taxation
December 20, 2024
Suspension and resumption of business
January 8, 2025
Why do emails go to spam?
Każdy przedsiębiorca lub osoba korzystająca z poczty elektronicznej spotkała się z sytuacją, w której ważny mail trafił do folderu spam, mimo że był oczekiwany i poprawnie napisany. Problem ten jest częstszy, niż mogłoby się wydawać, a jego przyczyny mogą leżeć zarówno po stronie nadawcy, jak i odbiorcy. Poniżej analizujemy, dlaczego maile mogą być uznawane za spam oraz co zrobić, aby temu zapobiec
Spam - why do emails go to spam?
Maile mogą trafiać do spamu z kilku powodów, które wynikają z zaawansowanych mechanizmów filtrów antyspamowych stosowanych przez dostawców poczty. Oto najważniejsze przyczyny:
Brak odpowiednich ustawień po stronie nadawcy:
- Niepoprawnie skonfigurowane rekordy SPF, DKIM lub DMARC, które służą do autoryzacji nadawcy.
- Adres IP serwera nadawcy znajduje się na czarnej liście (blacklist).
- Użycie słów kluczowych kojarzonych ze spamem (np. „darmowy”, „oferta”, „pilne”) w temacie lub treści maila.
Problemy z zawartością maila:
- Zbyt duża liczba obrazków w stosunku do tekstu.
- Załączniki o podejrzanych rozszerzeniach (np. .exe).
- Brak linku do wypisania się z subskrypcji (dla maili marketingowych).
Zachowania użytkownika odbiorcy:
- Jeśli odbiorca wielokrotnie oznaczał podobne maile jako spam, filtr może automatycznie kwalifikować podobne wiadomości jako niechciane.
- Brak dodania adresu nadawcy do listy zaufanych kontaktów.
Problemy techniczne po stronie odbiorcy:
- Filtry antyspamowe dostawcy poczty (np. Gmail, Outlook) są ustawione na zbyt agresywny poziom.
- Automatyczne reguły w skrzynce odbiorczej, które przesuwają wiadomości do spamu.
Co zrobić, aby oczekiwany mail nie trafił do spamu?
Dla nadawcy:
Poprawna konfiguracja serwera pocztowego:
- SPF (Sender Policy Framework): Rekord DNS, który informuje serwery odbiorcze, które adresy IP są uprawnione do wysyłania maili z Twojej domeny.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): Służy do cyfrowego podpisywania wiadomości, co potwierdza, że nie zostały one zmodyfikowane w trakcie przesyłania.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Określa, jak serwery odbiorcze mają postępować z mailami, które nie przechodzą weryfikacji SPF lub DKIM.
Unikanie blacklistek:
- Regularnie sprawdzaj, czy Twój adres IP nie znajduje się na czarnej liście za pomocą narzędzi takich jak MXToolbox.
Tworzenie przejrzystych i profesjonalnych treści:
- Unikaj nadmiaru wykrzykników i wielkich liter.
- Dbaj o równowagę między tekstem a grafikami.
- Zawsze dołącz opcję wypisania się z subskrypcji.
Dla odbiorcy:
Dodanie nadawcy do zaufanych kontaktów:
- W Gmailu: Otwórz wiadomość i kliknij „Dodaj nadawcę do kontaktów”.
- W Outlooku: Otwórz wiadomość, kliknij prawym przyciskiem na adres nadawcy, wybierz „Dodaj do kontaktów”.
Oznaczenie maila jako „nie spam”:
- Jeśli wiadomość trafiła do folderu spamu, otwórz ją i kliknij przycisk „Nie spam”. W ten sposób informujesz filtr, że wiadomości od tego nadawcy są oczekiwane.
Ustawienie reguły w skrzynce pocztowej:
- W Gmailu: Przejdź do „Ustawień”, wybierz zakładkę „Filtry i zablokowane adresy” i dodaj regułę przekierowującą wiadomości od danego nadawcy do skrzynki odbiorczej.
- W Outlooku: Skorzystaj z funkcji „Zasady” i ustaw regułę, która zawsze przesuwa wiadomości od konkretnego nadawcy do skrzynki odbiorczej.
Dostosowanie filtrów antyspamowych:
- W większości systemów pocztowych można ustawić poziom czułości filtrów. Sprawdź w ustawieniach swojego dostawcy poczty, czy filtr nie jest ustawiony zbyt rygorystycznie.
Trafianie maili do folderu spam to problem, który można ograniczyć poprzez odpowiednią konfigurację po stronie nadawcy oraz działania po stronie odbiorcy. Kluczem do sukcesu jest współpraca obu stron – nadawca musi zadbać o poprawną techniczną konfigurację swojej poczty, a odbiorca o to, aby dodać zaufanych nadawców do kontaktów i odpowiednio ustawić filtry. Dzięki temu ważne wiadomości nie będą już omijane w skrzynce odbiorczej.
Wirtualne biuro w Krakowie to rozwiązanie, które umożliwia przedsiębiorcom korzystanie z prestiżowego adresu w sercu miasta bez konieczności wynajmowania fizycznej przestrzeni. Usługa ta oferuje również obsługę korespondencji i wsparcie administracyjne, co pozwala oszczędzać czas i skupić się na rozwoju firmy.
Skorzystaj z naszego wirtualnego biura w Krakowie i nadaj swojej firmie prestiżowy adres w jednym z najważniejszych miast w Polsce! Oferujemy pełną obsługę korespondencji, wsparcie administracyjne i elastyczne pakiety dostosowane do Twoich potrzeb – to wygodne i nowoczesne rozwiązanie dla każdego przedsiębiorcy.
English (UK) 
Polski