Biznesplan kontra rzeczywistość
11 marca 2025
KSeF, JPK, VAT i inne skróty
26 marca 2025
Techniczne przyczyny niedostarczania wiadomości e-mail – analiza szczegółowa
Pomimo zachowania najwyższych standardów technicznych i osiągania średniej skuteczności dostarczania wiadomości na poziomie 99,5%, niektóre e-maile mogą sporadycznie nie docierać do odbiorców. Ten artykuł prezentuje zaawansowane aspekty techniczne, które mogą być przyczyną takich sytuacji, skierowane do osób posiadających wiedzę specjalistyczną z zakresu zarządzania serwerami pocztowymi oraz infrastrukturą DNS.
Zbyt agresywnie skonfigurowane filtry antyspamowe
Zaawansowane filtry antyspamowe analizują nie tylko treść wiadomości, lecz także nagłówki SMTP, historię reputacji adresu IP oraz domeny nadawcy. Zbyt restrykcyjne ustawienia mogą skutkować odrzucaniem poprawnie skonstruowanych i wiarygodnych wiadomości.
Rozwiązanie rekomendowane:
Wpisanie naszego adresu e-mail oraz domeny na „białą listę” (whitelisting) w konfiguracji serwera pocztowego.
Metoda graylistingu jako utrudnienie w komunikacji biznesowej
Graylisting to metoda polegająca na chwilowym odrzucaniu pierwszej próby dostarczenia wiadomości przez serwer nadawcy. Mechanizm ten może powodować opóźnienia, szczególnie niekorzystne w przypadku wiadomości automatycznych o wysokim znaczeniu biznesowym (np. faktury, powiadomienia systemowe).
Zalecenia:
Rezygnacja z graylistingu lub odpowiednia konfiguracja umożliwiająca akceptację wiadomości od zaufanych dostawców i partnerów biznesowych.
Błędy i braki w konfiguracji DNS (SPF, DKIM, DMARC)
Współczesne standardy poczty elektronicznej (SPF, DKIM, DMARC) wymagają odpowiedniej konfiguracji rekordów DNS domeny, które służą uwierzytelnianiu nadawców wiadomości oraz ograniczaniu podszywania się (spoofing). Nieprawidłowa konfiguracja lub jej brak skutkuje odrzucaniem wiadomości.
Zalecane działania:
Regularna weryfikacja i aktualizacja rekordów DNS zgodnie z obowiązującymi standardami SPF, DKIM i DMARC.
Wdrożenie szyfrowanych połączeń SMTP (SSL/TLS), które zwiększają bezpieczeństwo oraz reputację domeny.
Obecność domeny lub adresu IP na czarnej liście (RBL)
Domena lub adres IP znajdujące się na liście RBL (Real-time Blackhole List) mogą powodować automatyczne odrzucanie przychodzących wiadomości. Domena może zostać wpisana na taką listę wskutek wcześniejszego rozsyłania spamu lub naruszenia zasad bezpieczeństwa.
Zalecane działania:
Regularna kontrola domeny i adresu IP pod kątem obecności na czarnych listach.
W przypadku wpisu na RBL, konieczna jest interwencja administracyjna oraz podjęcie działań naprawczych, w tym poprawa polityk bezpieczeństwa.
Problemy techniczne po stronie serwera odbiorcy
Awaria, problemy wydajnościowe lub błędy konfiguracji serwera odbiorcy mogą uniemożliwić lub opóźnić dostarczanie wiadomości.
Zalecane działania:
Kontakt z administratorem serwera w celu zidentyfikowania i naprawy problemu.
Przepełnienie skrzynki odbiorczej
W sytuacji przepełnienia skrzynki odbiorczej serwer odbiorcy odrzuci nowe wiadomości, zwracając komunikat błędu do nadawcy.
Zalecenia:
Regularne monitorowanie stanu skrzynki oraz zarządzanie pojemnością przez archiwizację lub usuwanie zbędnych wiadomości.
Błędy w adresach e-mail
Literówki oraz błędy w adresach e-mail są jedną z częstych, choć banalnych przyczyn niedostarczania wiadomości.
Zalecenia:
Staranna weryfikacja poprawności adresów e-mail.
Blokady ze strony filtrów antywirusowych
Filtry antywirusowe mogą błędnie kwalifikować załączniki lub linki w wiadomościach jako niebezpieczne, skutkując blokadą dostarczenia całej wiadomości.
Zalecenia:
Stosowanie aktualnego oprogramowania antywirusowego.
Ostrożność przy przesyłaniu i otwieraniu załączników oraz linków.
Wyjaśnienie typowych wątpliwości klientów:
„Ale inne wiadomości do nas dochodzą!”
Widoczne są tylko wiadomości poprawnie dostarczone. Tego czego nie otrzymałeś po prostu nie widzisz, prawda? Regularne sprawdzanie folderów spam i analiza logów dostarczania wiadomości może ujawnić problemy, które były dotychczas niezauważone. Pamiętaj, że wiadomość zawsze ma nadawcę oraz odbiorcę, ale też pośredników - serwery pocztowe, wymagające poprawnej konfiguracji i dostosowania do stale zmieniających się, udoskonalanych, wymagań.
„Dotychczas wszystko dochodziło bez problemów!”
Standardy techniczne ewoluują. Serwery pocztowe, które wcześniej funkcjonowały bez zarzutu, mogą wymagać dostosowania konfiguracji do nowych wymagań bezpieczeństwa i standardów technicznych. Twój mail mógł także zostać wykorzystany do wysyłania niechcianej poczty i mógł trafić na listę podejrzanych adresów, co potencjalnie blokuje możliwość dostarczania. Sam mogłeś wykorzystać mail do dużej ilości wysyłek świadomie, co mogło zostać być potraktowane jako spam. Jeśli to nawet nie Twój konkretny adres to cała domena, na jakiej masz skrzynkę mogła ulec takiej degradacji - np. inne adresy były użyte do spamowania więc cała grupa serwerów pocztowych, IP może być poddana swego rodzaju izolacji.
Wysłać wiadomość - czy to aż takie trudne?
Pomyśl o tym wszystkim jak o liście papierowym: wysyła go ktoś, kto musi poprawnie zaadresować, wykupić znaczek, wypełnić blankiet - potem listonosz musi w odpowiednim momencie zanieść list, lub wrzucić do skrzynki, a na końcu Ty sam musisz go jeszcze wyjąć, otworzyć i np.przypadkowo nie wyrzucić, a jeśli to awizo to zdążyć w ograniczonym czasie jechać na pocztę.
Zapewnienie skutecznej komunikacji mailowej wymaga zaawansowanej wiedzy technicznej i regularnej weryfikacji konfiguracji DNS, filtrów antyspamowych, monitorowania czarnych list (RBL) oraz rozsądnego stosowania mechanizmów zabezpieczających. Zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem specjalistów, którzy chętnie pomogą Państwu przeprowadzić profesjonalny audyt i wdrożyć odpowiednie rozwiązania na ustalonych uprzednio warunkach
Polski 
English (UK)