SmartRooms: zarządzanie wynajmem sal i rezerwacjami

Przy jednej sali rezerwacje można jeszcze zapisywać w kalendarzu. Kiedy przybywa pomieszczeń, klientów i osób obsługujących zapytania, samo zaznaczenie terminu przestaje wystarczać. Trzeba wiedzieć, kto potwierdził wynajem, co zamówił klient i kto przygotuje salę.

SmartRooms służy do organizacji tego procesu po stronie operatora sal. To inna potrzeba niż znalezienie miejsca na pojedyncze szkolenie. Jeśli szukasz sali jako organizator wydarzenia, zacznij od poradnika wyboru sali. Poniżej zajmujemy się zarządzaniem wynajmem.

Co trzeba uporządkować przed wdrożeniem systemu?

Najpierw opisz obecny przebieg rezerwacji. Skąd przychodzą zapytania? Kto przygotowuje wycenę? Czy termin jest tylko wstępnie blokowany, czy już potwierdzony? Jak długo obowiązuje blokada i kto może ją zwolnić? Bez tych odpowiedzi nowy program przeniesie do internetu dotychczasowe nieporozumienia.

Ustal także, co obejmuje cena: godziny wynajmu, czas na przygotowanie, ustawienie stołów, sprzęt, sprzątanie i ewentualny catering. Zmiana jednego elementu powinna być widoczna dla osób odpowiedzialnych za realizację. Uzgodnienia zapisane wyłącznie w prywatnej skrzynce jednej osoby łatwo przeoczyć.

Do czego służy SmartRooms?

Na stronie produktu opisano kalendarz rezerwacji, profile dostępu, rozróżnienie rezerwacji wstępnych i pewnych oraz obsługę elementów takich jak wyposażenie czy catering. Zakres konfiguracji trzeba dopasować do konkretnego obiektu. Sam system nie zapewnia automatycznie klientom dostępności każdej sali ani nie zastępuje potwierdzenia warunków wynajmu.

SmartRooms – system rezerwacji sal jest rozwiązaniem z naszego portfela. To przedstawienie własnego produktu, a nie niezależny ranking narzędzi. Przed decyzją warto przedstawić rzeczywisty scenariusz obsługi i sprawdzić go podczas rozmowy o wdrożeniu.

Przykład: dwa zapytania o ten sam termin

Załóżmy, że klient pyta o salę na piątek, ale jeszcze nie zaakceptował wyceny. Drugi chce ten sam termin i inne wyposażenie. Operator potrzebuje jasnego statusu pierwszego zapytania, daty wygaśnięcia blokady i zasad potwierdzania. Nie wystarczy zobaczyć, że piątek jest zaznaczony na czerwono.

Po potwierdzeniu rezerwacji zespół powinien dostać jedną wersję ustaleń: termin, liczbę uczestników, układ, sprzęt, kontakt i osobę odpowiedzialną. Zasady zmiany lub odwołania wydarzenia wynikają z uzgodnionych warunków. Szczegóły przygotowania opisujemy przy organizacji wydarzenia firmowego.

Jak sprawdzić, czy wdrożenie ma sens?

• Przetestuj rezerwację, zmianę terminu i odwołanie na przykładowych danych.
• Sprawdź, kto może zmieniać statusy oraz oglądać dane klientów.
• Ustal sposób przeniesienia bieżących rezerwacji i eksportu danych.
• Porównaj koszt wdrożenia z czasem obsługi, liczbą pomyłek i potrzebą szkolenia zespołu.

Dobrym wynikiem jest spójna obsługa, którą rozumieją ludzie korzystający z systemu. Liczba funkcji sama w sobie niewiele mówi. Podobny sposób wyboru opisujemy w artykule o narzędziach online dla małej firmy.