E-D’okumentacja: skany i obieg dokumentów w wirtualnym biurze

E-D’okumentacja oznacza w tym artykule obsługę skanów i dokumentów udostępnianych online w ramach wirtualnego biura. Dzięki takiemu obiegowi można zapoznać się z korespondencją, pracując poza Krakowem. Nie należy mylić tej usługi z urzędowym systemem e-Doręczeń.

WB Kraków nie oferuje obecnie aktywnej własnej usługi e-Doręczeń. Odbiór korespondencji papierowej, wykonanie skanu oraz udostępnienie dokumentu to osobny proces, którego zakres wynika z umowy.

Jak zacząć?

Po zawarciu umowy operator tworzy i aktywuje konto w systemie WB@pi. Ustal, kto w firmie ma korzystać z dokumentów i odpowiadać na powiadomienia. Opis produktu WB@pi jest częścią naszego portfela; informacje o dostępie otrzymujesz w ramach obsługi swojego biura.

Sprawdź pierwszą informację o korespondencji, możliwość znalezienia dokumentu i drogę zamówienia dalszego działania. Jeśli plik ma trafić do księgowości, uzgodnij odbiorcę oraz sposób przekazywania. Nie każdy współpracownik potrzebuje dostępu do całej dokumentacji.

Limit skanowania sprawdź w swojej umowie

Pakiet, opłata za dodatkowe strony i zasady rozliczania muszą odpowiadać aktualnej umowie. Wcześniejsza wersja tego artykułu przedstawiała kumulację limitów w określonym modelu. Nie jest to potwierdzenie, że każda obecna oferta obejmuje taki sam pakiet albo że limity zawsze przechodzą na kolejny okres.

Jeżeli Twoja umowa przewiduje wspólną pulę na opłacony okres, poproś o potwierdzenie jej wielkości oraz sposobu liczenia wykorzystania. Przykładowo sto stron miesięcznie przez sześć miesięcy daje sześćset stron tylko w modelu, który rzeczywiście dopuszcza taką kumulację. To ilustracja obliczenia, a nie aktualny pakiet sprzedażowy.

Przed dokupieniem skanów sprawdź cenę, okres wykorzystania i możliwość rozszerzenia zakresu. Bieżące informacje znajdują się w ofercie i cenniku; szczegóły konkretnej współpracy potwierdza operator.

Skan nie rozstrzyga sprawy oryginału

Po otrzymaniu pliku oceń, czy potrzebny jest papierowy dokument i kto ma go otrzymać. Sam skan nie jest automatycznie równoważny oryginałowi w każdej sprawie. Wymagania zależą od dokumentu i celu użycia. Ustal przechowywanie, odbiór lub przekazanie oryginału zamiast zakładać, że plik kończy cały proces.

W firmie warto przypisywać dokumentowi właściciela, temat i następne działanie. Pismo przeczytane na telefonie łatwo odłożyć i zapomnieć. Wspólny zapis pomaga uniknąć sytuacji, w której dwie osoby zakładają, że odpowiedź przygotował ktoś inny.

Praktyczny przegląd

• Czy masz dostęp do dokumentów i aktualną skrzynkę powiadomień?
• Czy znasz limit, dodatkowe opłaty i zasady oryginałów?
• Czy jest uprawniona osoba zastępująca Cię podczas nieobecności?
• Czy otwarte sprawy mają terminy i osoby odpowiedzialne?

Cały przebieg opisuje poradnik korzystania z wirtualnego biura. Funkcję adresu i odbioru listów wyjaśnia tekst o korespondencji w Krakowie.